Técnicas de Integración de Datos: Transformando Datos en Información Accionable

Los datos son el motor de los negocios modernos.

Cada día, su empresa recopila mucha información, como contactos e interacciones con clientes, actividades de ventas, pedidos, presupuestos, inventario de almacén, logística, tickets de asistencia y datos de campañas de marketing.

Pero, ¿utilizan las empresas modernas esta gran cantidad de datos recopilados? Por desgracia, las estadísticas muestran que no.

• Alrededor del 68% de los datos empresariales recopilados no se utilizan. Fuente: Seagate e IDC.
• Hasta y el 73% de los datos empresariales se quedan sin analizar. Fuente: Inc. y Forrester.
• Alrededor del 97% de las organizaciones se enfrentaron a retos de calidad de datos en sus esfuerzos de transformación digital. Fuente: Gartner.
• La mala calidad de los datos cuesta a las empresas, solo en Estados Unidos, alrededor de 3,1 billones de dólares al año. Fuente: IBM.

A menudo, las empresas recopilan datos de diversas fuentes. Trasladar los datos de una fuente a otra para obtener una visión unificada de la información puede resultar difícil. Como resultado, muchas acaban teniendo sistemas desconectados y silos de datos.

Una de las soluciones más eficaces a este problema es la integración de datos en tiempo real. Especialmente si utiliza varias aplicaciones SaaS. Para conectar datos aislados, necesita un enfoque inteligente de la gestión de datos, es decir, una estrategia de integración sólida.

En este artículo, investigaremos los diferentes métodos de integración de datos para ayudarle a elegir la solución adecuada que le ayudará a obtener esos conocimientos procesables para el crecimiento de su negocio.

¿QUÉ ES LA INTEGRACIÓN DE DATOS?

La integración de datos es el proceso de combinar datos de muchas fuentes de datos diferentes, normalmente para el análisis, la inteligencia empresarial, la elaboración de informes o la carga en una aplicación.

Es como cocinar: se toman varios ingredientes (los datos) y se utilizan diferentes métodos de integración de datos para crear una comida (información empresarial práctica).

Las empresas suelen utilizar muchas aplicaciones para mejorar la eficiencia y atender mejor a sus clientes. Y, la mayoría de las veces, estas aplicaciones tienen sus propias bases de datos y almacenes de datos.

Sin embargo, si están separadas y desconectadas, aportan pocos beneficios. Por lo tanto, para que funcionen juntas, ¡necesitan comunicarse! Así pues, la integración de datos es imprescindible, ya que crea una visión unificada de todos los activos de datos.

EJEMPLO

Una empresa de comercio electrónico decide conectar sus sistemas CRM y ERP.

Cuando un cliente hace un pedido, la transferencia segura de datos garantiza que ambos sistemas compartan información al instante: el CRM hace un seguimiento del historial de compras y las preferencias del cliente, y el ERP gestiona el inventario y los envíos.

CÓMO SACAR EL MÁXIMO PARTIDO A LA INTEGRACIÓN DE DATOS

Las empresas utilizan a diario un gran número de aplicaciones, sistemas y almacenes de datos. Para que estos sistemas funcionen al unísono, deben estar conectados, porque de lo contrario resulta casi imposible dar un mejor sentido a toda la información disponible.

En pocas palabras, todos los datos deben estar disponibles en un único lugar y en tiempo real para todas las partes interesadas (fabricantes, proveedores, empresas de logística, clientes). De este modo se podrían optimizar los procesos y mejorar el servicio al cliente.

Para ilustrar los beneficios tangibles de la integración de datos, continuemos con la integración ERP-CRM.

Las empresas ponen mucho empeño en que cada cliente potencial o potencial quede satisfecho. Quieren saberlo todo sobre las necesidades y requisitos de sus clientes. Por eso, convertir esta relación proveedor-cliente en una asociación es el enfoque de ventas más eficaz.

Y desde el punto de vista operativo, las ventajas de esta integración son muchas:

1. Visión panorámica del cliente. Un sistema CRM puede mejorar significativamente el conocimiento que se tiene de los clientes. Sin embargo, para obtener una visión precisa de 360 grados de su cliente, es esencial integrar su CRM con su ERP.
   
   Juntos, estos sistemas proporcionan una visibilidad completa de las necesidades, hábitos de compra, historial de pedidos, preferencias, estado de cuentas, etc. de sus clientes, desde la prospección hasta las ventas y el soporte, pasando por las finanzas y la contabilidad.
   
   
2. Mejora de la eficacia operativa. El acceso instantáneo a información crítica en tiempo real (sea cual sea el sistema en el que esté trabajando) significa que puede responder con rapidez y precisión a las preguntas y solicitudes de sus clientes y otras partes interesadas.
   
   Obtener información sobre niveles de inventario, envíos, datos financieros de los clientes, historial de pedidos, devoluciones, pagos, precios, etc., sin tener que buscar respuestas en varios sistemas supone un gran ahorro de tiempo.
   
   
3. Eliminación del trabajo manual. Deshacerse de rutinas manuales que consumen mucho tiempo y son propensas a errores humanos es una necesidad para las empresas que quieren crecer. La integración de datos ayuda a eliminar la entrada de datos redundantes, simplificar los procesos, automatizar los flujos de trabajo e incluso acortar el tiempo de respuesta del servicio de atención al cliente.
   
   

Un sistema CRM puede mejorar significativamente el conocimiento de sus clientes. Sin embargo, para obtener una visión completa y precisa de 360 grados de su cliente, es esencial integrar su CRM con su ERP.

 

 

 

EJEMPLO

Una empresa de muebles online tenía dificultades para gestionar más de 500 pedidos al mes.

El equipo pasaba horas copiando manualmente los detalles de los pedidos de su plataforma de comercio electrónico, software de contabilidad y sistema de envío. Los representantes de atención al cliente tenían que hacer malabarismos entre tres pantallas diferentes sólo para responder a una pregunta básica: «¿Dónde está mi pedido?».

Tras implantar la integración de datos, la empresa conectó todos estos sistemas para que funcionaran como uno solo.

Ahora, cuando un cliente hace un pedido de un sofá, la información fluye automáticamente a todas partes. El almacén recibe listas de recogida al instante, el sistema de envío crea etiquetas automáticamente y el software de contabilidad se actualiza en tiempo real. Lo que antes llevaba 15 minutos de introducción de datos por pedido, ahora ocurre en segundos.

TIPOS DE TÉCNICAS DE INTEGRACIÓN DE DATOS

Decidir cómo llevar a cabo un proyecto de integración de datos puede ser una decisión difícil. Requiere una buena comprensión de qué son los métodos y técnicas de integración de datos y cuáles se adaptan mejor a su negocio.

Existen muchos tipos de integración de datos, y es fácil perderse en lecturas sobre migración de datos, streaming de datos, modelos de datos, virtualización de datos o federación de datos. Por eso, es importante simplificar las cosas.

Las técnicas de integración de datos más comunes pueden agruparse en cinco categorías:

1. ACCESO UNIFORME A LOS DATOS

Con el Acceso Uniforme a Datos, se puede acceder a los datos de la empresa desde conjuntos dispares y presentarlos de manera uniforme, permitiendo al mismo tiempo que los datos permanezcan en su ubicación original.

El Acceso Uniforme a Datos proporciona un método estándar para acceder a los datos, independientemente de dónde estén almacenados en bases de datos, archivos, servicios en la nube, etc. Gestiona todas las cosas complejas entre bastidores, como los distintos formatos de datos y sistemas de almacenamiento. También permite a las aplicaciones trabajar con datos sin necesidad de conocer los detalles técnicos de cómo o dónde están almacenados.

En otras palabras, no es necesario saber cómo funciona cada sistema: basta con pedir lo que se desea y la capa de Acceso Uniforme a Datos resuelve el «cómo».

Las ventajas de las técnicas de integración de datos de Uniform Data Access son las siguientes

• Código de aplicación más sencillo,
• Mantenimiento más sencillo,
• Menor necesidad de formación,
• Flexibilidad para cambiar las fuentes de datos sin cambiar el código de la aplicación,
• Tratamiento coherente de los datos en toda la organización.

Pero el Acceso Uniforme a Datos tiene limitaciones. Sólo se puede utilizar este método de integración en fuentes de datos similares (el mismo tipo de base de datos). Además, la gestión de datos sólo permite disponer de información limitada sobre el historial de los datos y la gestión de versiones.

➡️ Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico que necesita recuperar información de clientes de su base de datos SQL, un servicio de almacenamiento en la nube y un sistema CRM puede utilizar un único conjunto de comandos para acceder a todos los datos de clientes, sin necesidad de conocer los detalles técnicos de cada sistema.

2. ALMACENAMIENTO COMÚN DE DATOS

El almacenamiento común de datos (o CDS, por sus siglas en inglés) es un enfoque de integración de datos en el que los datos de diferentes fuentes se copian y almacenan en una ubicación central, utilizando un formato estándar.

También conocido como Data Warehouse, el CDS incluye la gestión de versiones de datos y permite combinar datos de distintas fuentes, como mainframes, bases de datos, archivos planos, etc.

Entre las ventajas de CDS se incluyen:

• fuente única de verdad para todos los datos,
• formato de datos coherente,
• acceso más sencillo a los datos (un solo lugar donde buscar),
• mejor rendimiento (no es necesario buscar en múltiples fuentes),
• copias de seguridad y gestión de la seguridad más sencillas,
• conservación de datos históricos.

En cuanto a las limitaciones de esta técnica de integración de datos, hay que tener en cuenta que los datos pueden no estar en tiempo real (depende de la frecuencia de actualización), el CDS requiere más espacio de almacenamiento (para guardar copias), habrá que mantener la sincronización con los sistemas de origen y puede plantear problemas de escalabilidad con conjuntos de datos muy grandes.

➡️ Por ejemplo, una empresa minorista copia los datos de ventas diarias de todas las tiendas en un almacén de datos central. En lugar de consultar el sistema de cada tienda por separado, los analistas pueden acceder a todos los datos de ventas desde un único lugar y en un único formato.

3. Integración basada en aplicaciones

La integración basada en aplicaciones es un método para conectar las distintas aplicaciones de software con las que trabaja una empresa utilizando una aplicación o plataforma central para gestionar el flujo de datos entre ellas.

En lugar de que cada aplicación almacene y procese los datos por separado, una herramienta de integración extrae los datos de varias fuentes, los procesa y los envía a las aplicaciones correctas. Esta técnica de integración de datos permite a una empresa combinar información de múltiples herramientas sin tener que modificar cada una de ellas individualmente.

Las ventajas de la integración basada en aplicaciones son

• ayuda a mantener la coherencia de los datos, mejorando la precisión entre aplicaciones,
• simplifica la gestión de datos al reducir la necesidad de actualizaciones manuales,
• Evita la duplicación de datos.

Pero la integración basada en aplicaciones tiene limitaciones, especialmente si se manejan grandes volúmenes de datos y un gran número de fuentes. Por lo tanto, esta técnica es adecuada principalmente para integrar un número mínimo de aplicaciones y para cantidades más limitadas de datos procedentes de un número limitado de fuentes y aplicaciones.

➡️ Por ejemplo, una app de atención al cliente puede acceder instantáneamente a los datos actualizados de un cliente desde un sistema CRM a través de una plataforma de integración, haciendo que el servicio sea más rápido y personalizado.

4. INTEGRACIÓN MANUAL DE DATOS

También conocida como interfaz de usuario común, la integración manual de datos es un enfoque en el que los usuarios acceden a múltiples fuentes de datos a través de una única interfaz (como un cuadro de mandos o un portal), pero los datos permanecen en sus ubicaciones y formatos originales.

En otras palabras, simplemente presenta las diferentes fuentes de datos en una vista y permite a los usuarios ver estas múltiples fuentes a la vez, mientras que los datos originales se mantienen en su ubicación original.

Las ventajas de la técnica de integración manual de datos son:

• es sencilla, rápida de implementar y no requiere transformaciones de datos complejas,
• los datos permanecen actualizados (acceso en tiempo real)
• menor coste inicial.

En el lado opuesto, las limitaciones son muchas. Esta técnica requiere un esfuerzo manual para combinar/analizar los datos, por lo que es propensa a errores humanos. Además, requiere mucho tiempo, sobre todo para grandes conjuntos de datos, y puede acabar teniendo formatos de datos incoherentes entre fuentes, y sólo puede utilizarse con un número mínimo de fuentes y un volumen pequeño de datos. Y las posibilidades de automatización son escasas.

➡️ Por ejemplo, un analista financiero utiliza un cuadro de mando que muestra datos contables de QuickBooks e información de clientes de Salesforce uno al lado del otro, pero debe copiar y combinar manualmente los datos en Excel para su análisis.

5. Integración de datos de middleware

El middleware es una capa de software que crea una plataforma común para todas las interacciones internas y externas de la organización:

• de sistema a sistema
• de sistema a base de datos
• de persona a sistema
• interacciones basadas en la web
• interacciones basadas en dispositivos móviles

Actuando como una capa intermediaria que gestiona el movimiento y la transformación de datos, la integración de datos de middleware conecta diferentes sistemas y aplicaciones, traduce datos entre distintos formatos, encamina información entre sistemas, gestiona transformaciones de datos en tiempo real y se encarga de la seguridad y el control de acceso.

La tecnología middleware ha ayudado a muchas empresas a racionalizar los sistemas informáticos heredados en bloques funcionales reutilizables y de uso general que facilitan cambios más rápidos en los procesos empresariales.

A muchos servicios de middleware se accede a través de API, conjuntos de herramientas, definiciones y protocolos que permiten a las aplicaciones comunicarse entre sí. Las API permiten conectar productos y servicios completamente distintos a través de una capa común.

En cuanto a las limitaciones de la técnica de integración de datos Middleware

• puede resultar cara de implementar,
• añade otra capa de complejidad y requiere conocimientos especializados,
• necesita un mantenimiento continuo y puede ser difícil de solucionar,
  
  

➡️ Por ejemplo, un hospital utiliza middleware para traducir y transferir automáticamente los historiales de los pacientes entre su sistema de programación de citas, los historiales médicos electrónicos y el sistema de facturación, garantizando que todos los sistemas permanezcan sincronizados en tiempo real.

VENTAJAS EMPRESARIALES DE LA INTEGRACIÓN DE DATOS PARA SAAS

Las empresas de SaaS pueden beneficiarse mucho de la integración de datos unificando todas sus fuentes de datos.

En lugar de repositorios de datos dispersos, la integración de datos les proporciona una visión centralizada de sus operaciones e interacciones con los clientes. Esto permite tomar mejores decisiones basadas en datos reales, no en suposiciones, y reduce la duplicación de la introducción de datos y el trabajo manual.

Los líderes empresariales pueden detectar rápidamente oportunidades, problemas y tendencias, mientras que los equipos de atención al cliente pueden mejorar su servicio al tener acceso inmediato a toda la información relevante sobre los clientes.

Además, la integración de datos acelera la innovación para las empresas SaaS. Cuando los datos fluyen sin problemas entre las aplicaciones, los equipos pueden experimentar, probar y lanzar nuevas funciones de forma más eficaz, porque tienen toda la información a mano.

Por último, la integración de datos mejora la seguridad y el cumplimiento, ya que garantiza que todos los datos se almacenan y gestionan de forma coherente, reduciendo el riesgo de errores o brechas de seguridad.

EJEMPLO

Una empresa de software de gestión de proyectos (SaaS) tenía los datos de sus clientes almacenados en demasiados lugares. Su equipo de asistencia utilizaba un sistema de help desk, su equipo de éxito de clientes trabajaba en un portal de clientes independiente y sus datos de uso se almacenaban en otra herramienta de análisis. No había forma de averiguar rápidamente qué hacían sus clientes.

Gracias a las herramientas de integración de datos en tiempo real, la empresa consiguió conectar todos estos sistemas. Ahora, cuando un cliente se pone en contacto con el servicio de atención al cliente, el equipo ve al instante una imagen completa: uso reciente de funciones, estado de la suscripción, conversaciones anteriores e incluso a qué materiales de formación ha accedido el cliente.

Más aún, cuando un cliente informó de un problema de flujo de trabajo, el equipo de asistencia vio inmediatamente que el cliente no había utilizado una función clave que resolvería su problema. En lugar de limitarse a solucionar el problema, el equipo de asistencia ofreció una sesión de formación personalizada. ¿El resultado? El cliente conoció funciones que no sabía que existían, duplicó su uso y se convirtió en uno de los defensores de la empresa. ¡Todos salimos ganando!

¿QUÉ TÉCNICA DE INTEGRACIÓN DE DATOS DEBE ELEGIR?

Todas las técnicas de integración de datos permiten almacenar, analizar, transferir y visualizar los datos de forma unificada.

Para decidir qué técnica se adapta mejor a su organización y en qué herramienta de integración de datos debe invertir, tiene que conocer a fondo su empresa y sus procesos. Además, debe conocer bien las aplicaciones que utiliza su organización, así como la razón por la que las utiliza.

Por ejemplo, si sus necesidades son sencillas, bastará con una herramienta de migración de datos relativamente simple. Pero si sus necesidades son complejas, puede que tenga que invertir en una plataforma de integración de datos compleja.

Sea cual sea el método de integración de datos que elija, para simplificarlo, en primer lugar, debe asegurarse de que cada aplicación contiene datos de alta calidad. A continuación, debe evaluar la cantidad de datos de que dispone. Si es considerable, es aconsejable buscar la ayuda de profesionales.

La mayoría de las grandes empresas de todo el mundo han invertido tanto en un sistema ERP como en un sistema CRM, algunas simultáneamente y otras paso a paso.

 

 

 

Un escenario muy común de integración de datos es el de una integración ERP-CRM. La mayoría de las grandes empresas de todo el mundo han invertido tanto en un sistema ERP como en un sistema CRM, e integrarlos es lo que puede marcar la mayor diferencia en las operaciones de una empresa.

VENTAJAS DE LA INTEGRACIÓN ERP-CRM

• Visibilidad completa de las necesidades, hábitos de compra, historial y preferencias de sus clientes.
• Acceso a información crítica para el negocio en tiempo real
• Se acabó perder el tiempo buscando información
• Mejora de la experiencia del cliente
• Eliminación de la entrada de datos redundantes
• Procesos racionalizados y flujos de trabajo automatizados
• Formas sencillas de encontrar la información que necesita, sin utilizar sistemas alternativos

ELEGIR LA TÉCNICA DE INTEGRACIÓN DE DATOS ADECUADA

Encontrar el método de integración de datos adecuado depende de factores como el volumen de datos, los requisitos en tiempo real y las necesidades de seguridad.

Para ayudarle a elegir la mejor técnica de integración para las necesidades de su empresa, primero debe tener en cuenta estos tres factores:

• ¿Con qué rapidez necesita los datos?

• ¿Cuántos datos maneja?
• ¿De qué recursos (técnicos y presupuestarios) dispone?

Ahora, vamos a visualizar las cinco técnicas que hemos descrito anteriormente en función de quién puede beneficiarse más de cada tipo.

EL ACCESO UNIFORME A LOS DATOS es mejor para las empresas que:

• quieren conservar los datos en sus ubicaciones originales
• tienen normas estrictas de gobernanza de datos
• son instituciones financieras que no pueden trasladar datos confidenciales

➡️ Por ejemplo, un banco que necesita acceder a los datos de sus clientes desde varias sucursales, pero la normativa impide la consolidación de datos.

EL ALMACENAMIENTO DE DATOS COMÚN es lo mejor para las empresas que:

• necesitan un análisis centralizado de los datos
• quieren una única fuente de verdad
• tienen grandes necesidades de elaboración de informes

➡️ Por ejemplo, una cadena minorista que consolida los datos de ventas de todas las tiendas en un almacén de datos.

LA INTEGRACIÓN BASADA EN APLICACIONES es lo mejor para:

• nuevas empresas con recursos limitados
• empresas con necesidades específicas de aplicación a aplicación
• organizaciones que necesitan una lógica de integración personalizada

➡️ Por ejemplo, una pequeña empresa de comercio electrónico que conecta su carro de la compra directamente a su sistema de inventario.

LA INTEGRACIÓN MANUAL es la mejor opción para

• empresas muy pequeñas
• empresas con necesidades de datos poco frecuentes
• organizaciones con presupuesto/recursos técnicos limitados

➡️ Por ejemplo, una pequeña empresa de consultoría que actualiza manualmente su base de datos de clientes cada semana.

LA INTEGRACIÓN DE DATOS MIDDLEWARE es mejor para:

• grandes empresas que utilizan muchos sistemas
• empresas que necesitan conexiones flexibles
• empresas que desean conectores preconstruidos

➡️ Por ejemplo, una agencia de marketing que conecta varias plataformas de clientes (redes sociales, correo electrónico, CRM).

He aquí una rápida lista de comprobación que debería ayudarle a tomar la decisión correcta.

¿CÓMO FUNCIONAN LAS SOLUCIONES DE INTEGRACIÓN DE DATOS RAPIDI?

Rapidi se ha desarrollado para que los proyectos de integración de datos sean lo más sencillos y sólidos posible.

Se trata de un innovador sistema de integración en la nube con procesos de negocio preconfigurados y adaptables y plantillas que soportan los puntos de integración CRM-ERP más comunes.

En concreto, la herramienta de integración de datos de Rapidi integra fácilmente la aplicación Salesforce CRM con cualquiera de las soluciones ERP de Microsoft Dynamics mediante transferencias/plantillas preconfiguradas. Diseñada para permitir la integración directa, hace que sus datos fluyan fácilmente entre los dos sistemas.

La instalación es sencilla con la plataforma de integración de datos Rapidi sin programación. No es necesario programar, incluso si desea ampliar su Salesforce o Microsoft Dynamics con soluciones complementarias o personalizaciones.

 

 

 

Las tecnologías subyacentes en Rapidi contienen funciones específicas para optimizar la integración con Salesforce y Microsoft Dynamics ERP. Como resultado, ni siquiera tiene que pasar por un proceso de pruebas exhaustivo. Sólo tiene que asegurarse de la calidad de los datos.

Rapidi se ejecuta a través del RapidiConnector, una tecnología única que garantiza que la comunicación de datos entre Rapidi y sus sistemas in situ no se vea comprometida. El RapidiConnector reside en su red y se comprime automáticamente, y SSL cifra los datos antes de transferirlos, lo que hace prácticamente imposible descifrarlos.

La solución de integración de datos Rapidi es una innovadora integración iPaaS con una triple simplicidad: en el diseño, en la incorporación y en el uso. Es rápida, flexible, segura y robusta.

Puntos clave

Los datos son cruciales para la empresa moderna.

Sin embargo, muchas empresas siguen sin utilizarlos eficazmente, ya que alrededor del 68% de los datos empresariales no se utilizan. Esto sólo significa una cosa: hay una necesidad urgente de mejorar las estrategias de integración de datos.

Hay cinco formas principales de integrar datos, cada una adecuada para necesidades diferentes:

• El Acceso Uniforme a los Datos es el mejor para mantener los datos en su sitio con acceso en tiempo real.
• El almacenamiento común de datos es adecuado para el análisis centralizado y la elaboración de informes.
• La integración basada en aplicaciones es ideal para conectar aplicaciones específicas.
• La integración manual es adecuada para pequeñas empresas con necesidades básicas.
• El middleware es lo mejor para las grandes empresas que utilizan muchos sistemas.

A la hora de elegir una técnica de integración de datos, debe tener en cuenta tres cuestiones fundamentales: la velocidad a la que necesita acceder a los datos, el volumen de datos que maneja y sus recursos técnicos y presupuestarios.

Una buena integración de datos es un regalo del cielo para cualquier empresa, grande o pequeña. No sólo obtendrán una visión completa de los clientes, reducirán el trabajo manual y mejorarán su toma de decisiones gracias al acceso a los datos en tiempo real, sino que también podrán mejorar el servicio al cliente y adelantarse a las tendencias emergentes y a los cambios de comportamiento de los clientes.

Transformar los datos en información sobre la que actuar es el objetivo final.

 

 

 

A la hora de elegir la técnica de integración de datos adecuada para su empresa, recuerde que no existe una solución única. El mejor método de integración depende de las necesidades, los recursos y los objetivos específicos de su empresa. El éxito radica en adaptar el método adecuado a las circunstancias únicas de su empresa.

Por tanto, elija bien. O mejor, ¡pida ayuda a Rapidi! Escucharemos sus necesidades y le ofreceremos la solución que mejor se adapte a sus objetivos empresariales.

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