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Salesforce es un sistema de CRM muy popular que ayuda a empresas de todo el mundo a conectar mejor con sus clientes. También ayuda a las empresas a optimizar sus operaciones, gestionar las relaciones con los clientes y mejorar la colaboración interna.
Al actuar como asistentes personales súper organizados, las herramientas de Salesforce ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de sus clientes, clientes potenciales y oportunidades de ventas, así como a administrar mejor las campañas de marketing, mejorar el servicio al cliente y analizar datos comerciales.
En esta guía, analizaremos la importancia de la integración de Salesforce: por qué es importante para las empresas, las ventajas que les aporta, los métodos de integración disponibles, qué tener en cuenta durante un proyecto de integración y cómo se hace.
Como todos sabemos: ¡la única constante en la vida es el cambio!
Las empresas rara vez se mantienen igual: crecen, se fusionan, adquieren o se asocian con otras. Como resultado de dicha expansión, terminan trabajando con múltiples instancias de Salesforce (es decir, utilizando diferentes sistemas de Salesforce).
Ahí es cuando la necesidad de una integración de Salesforce a Salesforce se hace más evidente.
Esta integración está diseñada para conectar sistemas separados de Salesforce y permitirles comunicarse y compartir datos sin esfuerzo.
En pocas palabras, una conexión de Salesforce a Salesforce es como un puente que une sistemas separados y los ayuda a obtener una vista unificada de sus datos en diferentes unidades de negocio, departamentos u organizaciones asociadas.
En lugar de operar en sistemas aislados, una integración de Salesforce a Salesforce ayuda a las empresas a garantizar un flujo de información interrumpido y permite a los usuarios en diferentes entornos de Salesforce acceder y actualizar registros de datos en tiempo real.
En general, conectar sistemas separados ofrece muchas ventajas. Sin embargo, al unir dos instancias de Salesforce, podemos destacar tres áreas de negocio principales que mejoran significativamente.
Tras fusiones o adquisiciones, las empresas suelen enfrentarse al problema de heredar sistemas adicionales de Salesforce. Con una conexión de Salesforce a Salesforce, estos sistemas pueden conectarse y sincronizarse, lo que crea un flujo de datos y visibilidad unificados, además de generar informes más consistentes.
➡️ La integración de Salesforce a Salesforce permite transiciones más fluidas y una integración más rápida de los procesos comerciales.
Sus equipos de ventas, marketing y atención al cliente necesitan acceder a datos compartidos para funcionar eficientemente. Una integración de Salesforce a Salesforce permite a estos departamentos acceder y actualizar la información sin duplicar la entrada de datos, lo que reduce los errores y mejora la consistencia de los datos.
➡️ La integración de Salesforce a Salesforce le ayuda a mantener los registros sincronizados y a sus equipos trabajar juntos como uno solo.
La colaboración con socios externos puede dificultar el uso de sistemas diferentes (sin conexión). La integración de Salesforce con Salesforce permite a las empresas compartir datos relevantes de forma selectiva y segura, además de mejorar la comunicación.
➡️ La integración de Salesforce con Salesforce ayuda a los socios a obtener acceso en tiempo real a registros compartidos, al tiempo que fomenta la confianza y permite una toma de decisiones más rápida.
En resumen, la integración de Salesforce con Salesforce facilita el intercambio de datos entre diferentes sistemas de Salesforce. Como resultado, las empresas pueden gestionar mejor sus relaciones con los clientes y colaborar, especialmente al fusionarse, asociarse o trabajar en proyectos conjuntos.
Una integración de Salesforce a Salesforce puede ser valiosa para diferentes tipos de empresas que buscan compartir datos de manera eficiente entre múltiples instancias de Salesforce.
Echemos un vistazo a los tipos de empresas y ejemplos en los que una conexión de Salesforce a Salesforce puede ser realmente beneficiosa.
A menudo, las empresas ejecutan sistemas de Salesforce separados para diferentes departamentos y para diferentes propósitos: una instancia de Salesforce para ventas y otra para servicio al cliente.
La integración de estas instancias de Salesforce permite a cada departamento compartir información de clientes sin problemas y acceder a información actualizada sin necesidad de introducir datos redundantes. Todo esto mejora la eficiencia interdepartamental.
➡️ Ejemplo: Un equipo de atención al cliente puede ver las actividades de ventas recientes para brindar un mejor soporte, mientras que el equipo de ventas puede ver las interacciones de servicio al cliente y adaptar mejor sus seguimientos.
Cuando las empresas se fusionan, suelen integrar bases de datos de Salesforce independientes. Sin embargo, mantener estos sistemas de Salesforce separados no tiene mucho sentido. En cambio, la organización recién formada necesita que los datos de sus clientes se conviertan en una única fuente de información veraz.
Una conexión de Salesforce a Salesforce puede ayudarle a sincronizar cuentas, contactos y acuerdos sin perder datos importantes y, lo más importante, eliminar los silos de datos.
➡️ Ejemplo: Después de que el Banco X compre el Banco Y, querrán fusionar sus bases de datos de clientes para ver toda la información de los clientes en un solo lugar.
Las empresas que colaboran con proveedores externos, distribuidores u otros terceros a menudo necesitan compartir datos de forma segura. Y una integración de Salesforce a Salesforce podría ser de gran ayuda en este sentido.
Configurar una conexión de Salesforce a Salesforce ayudará a intercambiar información importante, como estados de pedidos o comentarios de clientes y, como resultado, mejorará la capacidad de respuesta y fortalecerá las asociaciones.
➡️ Ejemplo: Un fabricante de automóviles comparte datos de inventario con sus concesionarios e intercambia información en tiempo real sobre los modelos y las ventas disponibles.
Las integraciones de Salesforce a Salesforce ayudan a empresas de distintos tamaños e industrias a:
Ahora, pasemos a analizar las diferentes formas y métodos de integración de Salesforce a Salesforce que utilizan las empresas.
Existen múltiples maneras de integrar instancias de Salesforce, cada una con sus propias ventajas. Desde conectores integrados hasta soluciones de middleware, las empresas pueden elegir la que mejor se adapte a sus necesidades y circunstancias.
El Conector de Salesforce a Salesforce es una herramienta integrada de Salesforce que facilita el intercambio de datos entre instancias de Salesforce. Permite a los usuarios conectar dos instancias de Salesforce y compartir registros como clientes potenciales, oportunidades y casos.
Ventajas: Salesforce Connector es fácil de configurar, no requiere codificación, funciona bien para necesidades básicas de intercambio de datos y es ideal para configuraciones rápidas sin la necesidad de una herramienta de terceros.
Desventajas: Ofrece opciones de personalización limitadas y puede que no sea viable realizar integraciones complejas ni transferir grandes volúmenes de datos. Además, puede carecer de flexibilidad para empresas con necesidades específicas de intercambio de datos.
➡️ Ejemplo: Una empresa puede configurar una conexión de Salesforce a Salesforce entre sus equipos de ventas y marketing. Al crear o actualizar una cuenta en el equipo de ventas, la información relevante, como el nombre de la cuenta, el sector y los datos de contacto, se sincroniza automáticamente con el equipo de marketing.
Salesforce ofrece varias API potentes que los desarrolladores pueden usar para crear integraciones personalizadas adaptadas a las necesidades únicas de una empresa.
A continuación se muestra un desglose de las API principales:
TIPO |
FUNCTION |
PROs |
CONs |
REST |
Le permite acceder y manipular datos y metadatos de Salesforce mediante solicitudes HTTP. |
Ideal para transferencias de datos sencillas y ligeras. Se utiliza comúnmente para integraciones web y de aplicaciones móviles. |
Capacidades limitadas de procesamiento masivo. |
BULK |
Le permite manejar grandes conjuntos de datos y procesar muchos registros de forma asincrónica. |
Ideal para manejar grandes volúmenes de datos, especialmente al sincronizar miles de registros. |
No apto para actualizaciones en tiempo real. |
SOAP |
Una forma específica para que dos instancias de Salesforce intercambien datos que se han utilizado para integraciones de Salesforce durante años. |
Adecuado para estructuras de datos complejas y grandes transferencias de datos. Ofrece sólidas medidas de seguridad para proteger datos confidenciales durante la transmisión. |
Más pesado y complejo de implementar que enfoques más nuevos como REST API o Salesforce Connect. |
Metadata |
Le brinda acceso programático a los metadatos que definen la configuración de su organización de Salesforce. |
Mejor para compartir personalizaciones, como campos o configuraciones, en lugar de datos. |
Adecuado principalmente para transferencia de configuración e instalación, no para datos en tiempo real |
Las plataformas de integración especializadas, como MuleSoft, Dell Boomi, Jitterbit, y Rapidi actúan como puente entre dos instancias de Salesforce y proporcionan una forma sólida y flexible de conectar, transformar y administrar el flujo de datos entre los dos sistemas.
Además, las plataformas de middleware simplifican el proceso de integración, lo que facilita la creación de integraciones seguras, escalables y reutilizables.
Cómo las plataformas de middleware permiten una mejor conectividad:
Cómo las plataformas de middleware mejoran la transformación de datos:
Cómo las plataformas de middleware mejoran la supervisión y la gestión de datos:
VENTAJAS: Las plataformas de integración de middleware son mejores para integraciones complejas, son escalables y permiten conectar múltiples fuentes de datos.
CONTRAS:Pueden ser costosos, requieren experiencia técnica y su configuración puede llevar mucho tiempo.
⚠️ Nota: Rapidi, sin embargo, es una historia diferente: no es demasiado costoso como opción de integración, no requiere habilidades técnicas especiales y su configuración no requiere mucho tiempo.
➡️ Ejemplo: una plataforma de middleware puede sincronizar datos de clientes potenciales y oportunidades de ventas de una organización de Salesforce a otra, enviar casos de soporte al cliente de Salesforce a un sistema de tickets externo y consolidar datos financieros de múltiples instancias de Salesforce en un panel de análisis centralizado.
Salesforce's AppExchange de Salesforce ofrece aplicaciones de terceros diseñadas para facilitar las integraciones entre Salesforce. Estas herramientas ofrecen funciones de sincronización que pueden configurarse para satisfacer las necesidades específicas del negocio.
Una de estas herramientas es Rapidi, que le permite conectar múltiples instancias de Salesforce, mantener sus datos sincronizados y evitar silos.
Principales ventajas del conector de Salesforce de Rapidi:
Rapidi es una excelente solución para integrar y/o migrar múltiples organizaciones de Salesforce y simplificar la gestión de varias instancias de Salesforce.
Si su empresa tiene requisitos muy específicos, puede crear integraciones personalizadas de Salesforce a Salesforce mediante código Apex y páginas de Visualforce. Estos métodos ofrecen la mayor flexibilidad, pero requieren un mayor esfuerzo de desarrollo.
Las integraciones personalizadas son ideales cuando las soluciones listas para usar no satisfacen los requisitos comerciales específicos.
VENTAJAS: El desarrollo personalizado ofrece la máxima flexibilidad para satisfacer necesidades comerciales únicas y manejar relaciones de datos complejas o flujos de trabajo personalizados muy específicos.
CONTRAS: Requiere amplios recursos de desarrollo, mantenimiento continuo y puede consumir mucho tiempo y resultar bastante costoso.
A veces las cosas no salen según lo previsto. Como en cualquier otro proyecto importante, las empresas deben ser cuidadosas y estar atentas a lo que puede salir mal durante una integración de Salesforce a Salesforce.
Ahora es el momento de analizar los posibles desafíos que plantea la integración de Salesforce.
DESAFÍO |
DEFINICIÓN |
EJEMPLO |
Datos duplicados |
Al fusionar datos de diferentes instancias de Salesforce, pueden aparecer entradas duplicadas. Estos duplicados pueden crear confusión y conducir a un comportamiento caótico. |
Si la misma cuenta de cliente potencial o cliente aparece dos veces en el sistema como entradas de datos distintas, puede provocar que varios representantes de ventas contacten al mismo cliente. Esto puede causar frustración y reducir las posibilidades de una venta exitosa. |
Tiempo de inactividad del sistema; |
Ocasionalmente, las integraciones pueden verse interrumpidas por tiempos de inactividad del sistema. Esto puede suceder debido a mantenimiento programado, actualizaciones o parches, o interrupciones inesperadas, e interrumpir las operaciones comerciales, especialmente si el acceso a datos en tiempo real es crítico. |
Si la instancia de Salesforce de un equipo de ventas deja de funcionar durante una sincronización con la instancia del equipo de atención al cliente, los datos del cliente podrían volverse inconsistentes. |
Complejidades de personalización |
Muchas empresas personalizan sus sistemas Salesforce para que determinados departamentos trabajen mejor. Sin embargo, cuando dos instancias personalizadas de Salesforce se integran, sus diferencias pueden entrar en conflicto y generar problemas de compatibilidad, lo que requiere configuración y pruebas adicionales. Las complejidades de personalización pueden incluir campos personalizados , flujos de trabajo únicos o reglas de validación especiales . |
La empresa A clasifica sus oportunidades de venta con un sistema de calificación de 1 a 5, mientras que la empresa B utiliza categorías "Caliente/Tibio/Frío". |
Precisión de sincronización de datos en tiempo real |
Puede resultar complicado mantener los datos actualizados y precisos en todos los sistemas. La sincronización de datos en tiempo real puede enfrentar retrasos y generar información obsoleta, oportunidades perdidas o flujos de trabajo ineficientes. Los problemas comunes incluyen:
|
Un representante de ventas actualiza el número de teléfono de un cliente en un sistema, pero el cambio no aparece en el sistema del socio durante varias horas, lo que genera problemas de comunicación. |
Estos desafíos de integración de Salesforce significan una cosa: es necesario planificar y monitorear cuidadosamente la calidad de los datos durante una integración de Salesforce a Salesforce.
Ahora que conoce los posibles desafíos que puede enfrentar al realizar una integración de Salesforce a Salesforce, es momento de examinar cómo evitar problemas de integración comunes y garantizar un flujo de datos fluido entre los sistemas.
A continuación se presentan seis prácticas recomendadas principales de integración de Salesforce a Salesforce.
1. Realizar auditorías de datos periódicasPara evitar registros duplicados, es una buena idea realizar auditorías de datos periódicas, que ayudarán a identificar y limpiar entradas duplicadas, además de garantizar la precisión de los datos en todas las instancias de Salesforce.
Esto es lo que puedes hacer:
💡 Consejo: Ejecute informes semanales para identificar y fusionar registros de clientes duplicados en todos los sistemas.
2. Administrar los límites de la API de SalesforceSalesforce tiene límites en la cantidad de llamadas a la API que se pueden realizar dentro de un plazo determinado. Superar estos límites puede provocar retrasos y fallos en la sincronización de datos.
Esto es lo que puedes hacer:
💡 Consejo: en lugar de sincronizar cada cambio de campo inmediatamente, realice actualizaciones por lotes y sincronícelas cada hora para reducir el uso de la API.
3. Garantizar la seguridad y el cumplimiento de los datosLa seguridad de los datos es fundamental al compartir información confidencial entre instancias de Salesforce, especialmente cuando se trata de datos personales de clientes.
Por eso es esencial que sigas las pautas de seguridad de Salesforce y garantices el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos, como el RGPD para Europa o la CCPA para EE. UU.
Esto es lo que puedes hacer:
💡Sugerencia: configure restricciones de IP y autenticación de dos factores para todas las conexiones de integración.
4. Utilice entornos sandbox para realizar pruebasPara minimizar los riesgos, utilice entornos sandbox para probar la integración. Estas pruebas no afectarán los datos en tiempo real y le ayudarán a detectar errores y problemas que puedan surgir una vez que la integración esté activa.
Esto es lo que puedes hacer:
💡Consejo: Antes de fusionar las bases de datos de clientes, realice una prueba de sincronización completa en el entorno de pruebas para identificar posibles problemas. Compruebe la precisión de los datos, la velocidad de sincronización y la seguridad para asegurarse de que todo funcione correctamente.
5. Establecer una política clara de gobernanza de datosTener reglas claras sobre la gestión de datos le ayudará a mantener datos consistentes y de alta calidad. Preste atención a la propiedad de los datos, la frecuencia de actualización y las reglas de validación para mantenerlos organizados y confiables.
Esto es lo que puedes hacer:
💡 Consejo: Cree pautas para el ingreso, actualización y eliminación de datos, y comuníqueselas a todos los equipos relevantes para evitar problemas de comunicación o malentendidos.
6. Supervisar activamente y solucionar problemas de integraciónLa monitorización activa de la integración ayuda a detectar problemas rápidamente, ya sea un retraso en la sincronización o una alerta inesperada de límite de API. La resolución de problemas periódica garantiza el correcto funcionamiento de la integración.
Esto es lo que puedes hacer:
💡 Consejo: crea paneles para realizar un seguimiento de las sincronizaciones exitosas y fallidas.
Por último, descubramos por qué Rapidi es su socio confiable de integración de Salesforce.
Rapidi ofrece una forma sencilla y flexible de conectar múltiples instancias de Salesforce, haciendo que sus datos de CRM sean claros y accesibles.
Rapidi’s La integración de Salesforce a Salesforce de Rapidi proporciona una sincronización fácil y confiable basada en años de experiencia y mejores prácticas, con plantillas preconfiguradas para transferencias de datos eficientes y personalizables.
Con Rapidi, puede conectar de forma segura sus sistemas de Salesforce a través de la API web de Salesforce. Los datos están protegidos mediante cifrado SSL y tecnología de seguridad avanzada, lo que garantiza transferencias seguras y fluidas con un impacto mínimo en el ancho de banda y sin cambios en sus sistemas actuales.
Certificada por Salesforce AppExchange, Rapidi ha superado exhaustivas pruebas de seguridad y disponibilidad. Nuestra solución está diseñada para escalar con su negocio y adaptarse fácilmente a sus necesidades cambiantes.
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La integración de Salesforce con Salesforce permite compartir múltiples tipos de datos estándar, como cuentas, contactos, prospectos, oportunidades, productos, casos, miembros de campañas y objetos personalizados. También puede compartir campos personalizados dentro de estos objetos entre organizaciones.
Sí, puede sincronizar datos en tiempo real entre organizaciones integradas de Salesforce. Al crear, actualizar o eliminar un registro en una organización, estos cambios se reflejan automáticamente en la organización conectada, lo que garantiza la coherencia de los datos en ambos sistemas.
Sí, la integración de Salesforce con Salesforce ofrece amplias opciones de personalización para adaptarse a las necesidades de su negocio. Puede configurar qué objetos y campos compartir, configurar asignaciones de campos personalizadas, crear reglas de automatización, establecer desencadenadores de flujo de trabajo y controlar el flujo de datos mediante reglas de publicación y suscripción. También puede ampliar la integración incluyendo objetos y campos personalizados específicos para sus procesos de negocio.
La integración de dos organizaciones de Salesforce se puede lograr mediante la función Salesforce to Salesforce (S2S), el complemento Salesforce Connect, utilizando API o la solución de integración Salesforce to Salesforce de Rapidi. La integración de API generalmente implica API REST o SOAP y requiere mayor experiencia técnica. Rapidi es una solución IPaaS, donde la configuración se limita únicamente a la programación. Requiere poca experiencia técnica.
Sí, Salesforce a Salesforce (S2S) puede ser bidireccional. Puede integrar datos de ambas organizaciones en una o dos vías de sincronización.
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